Louer et bien organiser une salle de formation : tout ce qu’il faut savoir

Les enjeux et défis du monde professionnel d’aujourd’hui font naître plusieurs organismes de formation. En effet, ce sont des organismes qui dispensent différents types de formation afin de mettre à niveau les étudiants, les diplômés et professionnels. Vu l’importance de cette tâche, il est primordial pour ces organismes d’offrir leurs formations dans des cadres sains et accueillants. Une bonne formation dépend non seulement de la qualité des modules enseignés, mais aussi du cadre dans lequel elle est dispensée.

Pour ce faire, la location, l’aménagement et l’organisation d’une formation doivent être un sujet pris à cœur par les formateurs. Retrouvez dans cet article un guide pouvant aider les organismes de formation à louer une salle, à l’aménager et à y mieux organiser la formation.

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A propos du choix de la salle de formation idéale

Tout d’abord, il est important de recenser le nombre de participants à la formation. Votre salle sera choisie en fonction du nombre de participants. Cependant, il n’est pas toujours facile de savoir le nombre exact. Il est donc recommandé de prendre une salle assez spacieuse et une peu plus large que vos estimations.

Il est aussi judicieux de prévoir encore plus de place si la formation nécessite l’utilisation d’ordinateurs. En effet, avec un ordinateur et les affaires personnelles, chaque participant pourra banalement occuper 1,5 place. Pour éviter toute déconvenue, choisissez une salle proposant 2 m² par participant.

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Outre la superficie, voici quelques points à prendre en compte :

•       Accessibilité de la salle : choisissez une salle dont l’accès est facile en transport commun. De plus, contrôlez si l’établissement dispose de parkings et de stationnements pour les personnes venant en véhicule.
•       Équipement : il faut une salle disposant de chaises, tables et vidéo projecteur. Vous pouvez également prendre en considération les paperboards et tableaux blancs. De plus, vérifiez la compatibilité des branchements du vidéoprojecteur par rapport à votre équipement.
•       Environnement : il vous faut un environnement calme et agréable. La salle doit être idéale pour la concentration et assez proche du restaurant pour les pauses-café.
•       Organisation de la salle : la salle doit être confortable pour les participants et bien aérée pour permettre au formateur de circuler librement. Dans ce cas, les salles en longueurs ne sont pas recommandées.
•       ERP : procurez-vous une salle ayant une compatibilité avec l’ERP (Etablissement Recevant du Public). Les risques d’incendie doivent être pris en compte. De plus, elle doit avoir des aérations conformes et disposées d’un registre de sécurité.
•       Lumière du jour : la salle doit être éclairée par la lumière du jour. En effet, une salle trop sombre peut facilement distraire les participants. Ce qui vous demandera une tâche supplémentaire pour capter leur attention.
•       Accessibilité aux personnes handicapées : si vos participants regorgent de personnes en situation de handicap, veuillez choisir une salle conséquente.

Avec la mise au point de ces idées, vous pouvez engager la recherche de votre salle de formation.

Trouver une salle de formation : où chercher ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous en matière de location de salle de formation. Vous pouvez utiliser des salles de formation classiques, des salles de formation des hôtels ou des salles d’un partenaire qui désire mettre en location ou en prêt.

De plus, il existe en ligne plusieurs plateformes qui offrent des services de location de salles. Avec elles, il est possible d’optimiser votre recherche en fonction de vos besoins.

Cependant, les tarifs diffèrent en fonction de plusieurs critères. Les prix sont notamment fixés en fonction de la ville, de l’emplacement, de la taille et du standing de la salle à louer. Éventuellement, les salles de haut standing requièrent des coûts élevés. Vous pouvez faire un tour sur kactus.com pour dénicher la salle adéquate.

Ce sont des sites qui vous proposent des salles de qualité susceptibles d’assouvir vos attentes. Toutefois, si vous n’êtes pas satisfait des salles proposées, vous pouvez joindre les hôtels situés dans le même lieu que celui où doit se tenir la formation.

Généralement, les hôtels disposent des salles conçues pour ce type d’événement. Ils offrent également un cadre convivial sublime. De plus, le service de restauration vous sera offert sur place. Plus besoin de se tracasser les midis pour chercher quoi manger.

Si les hôtels à proximité ne vous donnent pas satisfaction, vous disposez encore d’une dernière possibilité. Il s’agit des espaces co-working qui mettent habituellement de nombreuses salles de conférence en location. Que ce soit le WeWork, le Morning Coworking et bien d’autres, vous avez une panoplie de salles de travail très agréable pour votre formation.

Une fois que vous avez trouvé une salle de formation satisfaisante, il ne reste qu’à bien l’aménager, l’équiper et organiser convenablement votre formation.

Comment bien aménager et disposer la salle de formation ?

Pour une bonne vue d’ensemble et une bonne aération, il faut une bonne disposition des tables de formation. La disposition des tables doit être faite en fonction de la taille et de l’organisation que vous voulez pour la salle.

•       Disposition en U : c’est une disposition adéquate pour une formation d’adultes. Cette disposition offre la possibilité au formateur de se mouvoir aisément dans les allées de la salle. Cela rend la formation interactive. Mettez cette disposition en priorité si le cadre vous le permet.
•       Disposition scolaire : c’est une disposition un peu obsolète pour une formation d’adultes.
•       Disposition en îlots : elle facilite les formations nécessitant des modules de groupe. Cependant, il faudra se procurer une grande salle.
•       Disposition en longueur : disposition pas très adéquate puisqu’elle ne facilite pas une libre circulation du formateur.

Une fois la disposition des tables par rapport au nombre de personnes effectuée, place à l’organisation de la salle. Il faudra prendre en considération l’emplacement de vos différents équipements ainsi que des prises. Faites attention aux fils qui peuvent vite s’entremêler.

Pensez maintenant à bien ambiancer la salle. Cela peut être fait avec les posters et affiches de formation. Disposez-les dans des endroits clés de la salle. La température de la salle ainsi que l’éclairage doivent être également ajustés de manière adéquate.

Apprêtez de l’eau et des amuse-gueules pour vos participants.

De petites plantes vertes peuvent également embellir l’environnement. Les installer ne serait pas une mauvaise idée.